Năm ngoái, chúng tôi đã chứng kiến nhiều virtual events (sự kiện ảo), nhưng năm nay các nhà tổ chức sẽ bắt đầu cung cấp nhiều lựa chọn kết hợp hơn cho những người tham dự, giúp họ dễ tiếp cận hơn đồng thời cho phép các cơ hội kết nối trực tiếp.
Các buổi triển lãm thương mại, sự kiện thể thao, buổi hòa nhạc và các sự kiện trực tiếp khác đã tạm dừng trong đại dịch COVID-19, nhưng giờ đây hàng triệu người đã được tiêm vắc xin và các công ty đang bắt đầu nhìn thấy ánh sáng ở phía bên kia, các kế hoạch mới đang được tiến hành để đưa các sự kiện trở lại, bao gồm hội nghị công nghệ và triển lãm thương mại.
Alon Alroy, đồng sáng lập, CMO và CCO của Bizzabo, cho biết: “Ngành công nghiệp sự kiện đã trải qua những thay đổi lớn vào năm 2020,” cho biết. "Sự chuyển đổi sang virtual events là điểm đáng chú ý nhất so với năm ngoái và giờ đây rõ ràng là khi trực tiếp quay trở lại, các virtual events sẽ vẫn là một thành phần của các chương trình sự kiện."
Alroy cho biết theo Báo cáo về sự kiện phát triển gần đây của công ty anh, 75% các nhà tổ chức đã chuyển các sự kiện của họ sang ảo để phản ứng với COVID-19. Trong khi một số sự kiện bị hoãn hoặc hủy bỏ, phần lớn các nhà lập kế hoạch sự kiện đã chấp nhận không gian kỹ thuật số.
“Rõ ràng là cả người tổ chức và người tham dự đều mong muốn tiếp tục các sự kiện trực tiếp ở một mức độ nào đó,” Alroy nói. "Sau khi khảo sát 700 người tham dự, nhóm nghiên cứu của chúng tôi nhận thấy sự gia tăng những người tham dự không kết nối mạng và học hỏi khi nói đến virtual events. Nhìn từ phía ban tổ chức, khoảng 68% người lập kế hoạch sự kiện cho biết thách thức số một của họ trong thế giới ảo đang thúc đẩy tương tác và cơ hội kết nối cho những người tham dự của họ."
Khả năng gặp gỡ từng người bên tách cà phê hoặc chia sẻ kinh nghiệm trong một căn phòng có 20 hoặc 30 người sẽ bị mất trong một cuộc gọi điện video. Trên thực tế, đa số nhân viên thấy mệt mỏi vì các cuộc gọi điện video xuyên suốt trong năm 2020. Jeremy N. Bailenson, giáo sư truyền thông và là người sáng lập Phòng thí nghiệm Tương tác Con người Ảo tại Đại học Stanford, đã nêu ra 4 lý do chính cho cuộc gọi điện video kiệt sức: nhìn cận cảnh quá mức, tải trọng nhận thức, tăng khả năng tự đánh giá do nhìn chằm chằm vào video về bản thân và hạn chế về khả năng vận động.
Với suy nghĩ này, các marketer hiện đang lên kế hoạch cho các hybrid events vào năm 2021, với mục tiêu hội tụ các sự kiện trực tiếp và ảo.
Mô hình hybrid events sẽ như thế nào?
Nhiều khả năng, một hybrid event sẽ kết hợp phạm vi tiếp cận rộng rãi và khả năng của hội nghị ảo để liên kết các chuyên gia và nguồn lực ở xa với một sự kiện thực tế như triển lãm thương mại với các gian hàng của nhà cung cấp, bản trình diễn, bữa trưa và cơ hội kết nối trực tiếp.
“Đối với ngành tổ chức sự kiện, năm 2020 chắc chắn là một năm đầy thử thách,” Alroy nói. "Chúng tôi đã thấy các virtual events cho phép người tham dự tương tác với nội dung theo cách riêng của họ, nhưng vẫn còn nhiều khía cạnh về các sự kiện trực tiếp mà người tổ chức và người tham dự bỏ lỡ — từ các kết nối và tương tác trực tiếp đến sự phấn khích khi nắm bắt cà phê sáng."
Điều này xây dựng trường hợp cho các hybrid events. Nó cũng đóng một vai trò quan trọng đối với các sự kiện video trong chiến lược dữ liệu lớn của công ty CNTT.
“Khía cạnh ảo của các sự kiện sẽ giống với các virtual events mà chúng ta đã thấy trong năm qua nhưng sẽ có những điểm khác biệt chính,” Alroy nói. "Mặc dù các nhà tổ chức sự kiện vẫn sẽ tận dụng các công cụ virtual events để truyền phát các bài phát biểu và phiên họp cũng như bao gồm các yếu tố tương tác để khán giả từ xa tham gia, họ cũng sẽ tạo ra các cơ hội phục vụ riêng cho cả người tham dự trực tiếp và người tham dự ảo. Điều đó có nghĩa là tạo ra trực tiếp duy nhất trải nghiệm cho người tham dự sự kiện, bao gồm nội dung chỉ có thể được truy cập ảo và cơ hội hợp nhất cho cả người tham dự trực tiếp và người tham dự ảo để kết nối mạng và tương tác với nhau và với nội dung sự kiện. Điều quan trọng sẽ là tạo ra trải nghiệm thống nhất, được xây dựng có mục đích cho cả hai người tham gia ảo và trực tiếp."
Các công ty đã sẵn sàng làm điều này chưa?
Năm nay cũng sẽ chứng kiến rất nhiều thử nghiệm và sai lầm, khi các công ty tài trợ cho các sự kiện của riêng họ sẽ tìm kiếm sự kết hợp tốt nhất giữa các hoạt động vật lý và ảo, với tiếp thị, CNTT và các nhà cung cấp bên ngoài làm việc cùng nhau để biến điều đó thành hiện thực.
“Đó là thời điểm thú vị để tham gia vào ngành công nghiệp này,” Alroy nói. "Tôi thực sự hào hứng khi thấy cách các nhà lập kế hoạch sự kiện và marketer tiếp tục lên kế hoạch cho những người tham dự sự kiện của họ. Đây là thời điểm để xác định lại và phá vỡ các sự kiện chuyên nghiệp. Hằng số duy nhất trong cuộc sống là sự thay đổi, và điều này đặc biệt đúng trong thế giới linh hoạt trong tổng số các sự kiện.
"
