Tìm hiểu cách tổ chức một hybrid event tốt nhất giữa trải nghiệm ảo và trực tiếp. Có các ví dụ từ các thương hiệu như Adobe, HubSpot và Apple.
Bạn đã bao giờ cân nhắc tổ chức một HYBRID EVENT chưa? Trước những phát triển gần đây liên quan đến đại dịch COVID-19 do coronavirus gây ra, nhiều nhà tổ chức sự kiện đã quyết định khám phá những cách mới để gắn kết mọi người với nhau.
May mắn thay, đây không phải là lĩnh vực chưa được khám phá. Nhiều nhà tổ chức sự kiện đã nắm bắt các hybrid events trong một thời gian. Để giúp hướng dẫn bạn vượt qua (và hơn thế nữa) những thời điểm khó khăn này, chúng tôi đã biên soạn một số phương pháp hay nhất từ các sự kiện và hội nghị kết hợp thành công.
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu các hybrid events là gì, tại sao chúng lại có giá trị và 18 ý tưởng bạn có thể sử dụng để giúp tổ chức chúng một cách hiệu quả vào năm 2021 và hơn thế nữa.
Tại sao hybrid event lại có giá trị?
Các hybrid events đã trở nên phổ biến hơn trong thập kỷ qua bởi vì chúng cho phép các nhà tổ chức sự kiện tiếp cận nhiều đối tượng hơn, cải thiện ROI của sự kiện và cung cấp cho các công ty quyền truy cập vào các điểm dữ liệu có giá trị mà họ không có.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng lý do sau:
Phạm vi tiếp cận tốt hơn: Không phải tất cả mọi người trong thị trường mục tiêu của bạn đều có thể tham dự các sự kiện của bạn do xung đột về lịch trình và / hoặc hạn chế về ngân sách. Bằng cách cung cấp sự kiện trực tuyến, bạn sẽ loại bỏ những rào cản này và tiếp cận nhiều người hơn với nội dung của bạn.
ROI được cải thiện: Chỉ vì ai đó không đủ khả năng tham dự buổi họp mặt trực tiếp của bạn không có nghĩa là họ mong đợi trả 0đ cho nội dung bạn đã chuẩn bị. Bạn có thể bán quyền truy cập ảo vào các hội nghị của mình với giá chiết khấu, tăng ROI của sự kiện trong suốt quá trình. Bạn cũng có thể sử dụng bài phát biểu chính và bản ghi phiên làm phần quảng cáo trong tương lai, điều này có khả năng giảm đáng kể chi phí marketing của bạn.
Dữ liệu có giá trị: Cuối cùng, việc theo dõi sự tham gia của sự kiện thông qua các hội nghị ảo dễ dàng hơn nhiều vì mọi động thái mà người tham dự thực hiện đều được lưu trữ tự động. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để cải thiện chi tiết sự kiện trong tương lai.
Như bạn có thể thấy, các hybrid events có thể có giá trị vô cùng lớn khi được sử dụng đúng cách. Hãy xem các ý tưởng và ví dụ về sự kiện công ty này từ các thương hiệu hàng đầu sẽ giúp bạn tổ chức hiệu quả cuộc họp kỹ thuật số của riêng mình.
Ý tưởng sự kiện kết hợp
Bây giờ chúng ta đã biết các hybrid events là gì và tại sao chúng có giá trị, đây là cách thực sự tổ chức chúng. Khám phá 18 ý tưởng về hybrid events được chứng minh bởi nhiều công ty khác nhau, những người đã sử dụng thành công chiến lược này cùng với một số mẹo hữu ích mà bạn có thể áp dụng trực tiếp vào chiến lược của riêng mình.
1. LiveWorx
Source: PTC
LiveWorx là "sự kiện quyết định cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số." PTC đã tổ chức sự kiện thường niên này từ năm 1989 và có sự tham dự đông đảo hàng năm của hơn 7.000 người từ nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau. Sự kiện này thường được tổ chức tại Boston, MA. Nhưng do COVID-19, các điều phối viên sự kiện đã quyết định loại bỏ việc thu thập trực tiếp và phát trực tuyến toàn bộ các bài phát biểu và phiên trị giá trong 4 ngày.
Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi tổ chức một cuộc tụ họp lớn vào năm 2020 như dự định ban đầu, chúng tôi hoàn toàn hiểu! Nhưng trước khi bạn hủy sự kiện của mình, hãy tự hỏi bản thân xem có hợp lý không khi chỉ phát trực tuyến các phiên của bạn.
2. INBOUND
Source: HawkSEM
INBOUND là sự kiện thường niên được tổ chức bởi HubSpot, một nhà lãnh đạo được công nhận trong thế giới marketing. Mọi người tham dự hội nghị này hàng năm để học hỏi từ những diễn giả hàng đầu như Rand Fishkin và cựu cầu thủ bóng chày chuyên nghiệp, Alex Rodrigeuz. Họ cũng thích kết nối với các đồng nghiệp của mình và xem "chương trình giải trí náo nhiệt" do các nghệ sĩ hài kịch đẳng cấp thế giới cung cấp.
INBOUND vẫn chưa thông báo bất kỳ thay đổi nào đối với sự kiện năm 2020. Tuy nhiên, cam kết ghi lại các phiên họp và sử dụng chúng như một phần marketing trong tương lai là một ý tưởng tuyệt vời có thể giúp biến một sự kiện trực tuyến bắt buộc thậm chí có lợi hơn cho công ty của bạn.
Source: ON24
Webinar World, hội nghị thường niên do ON24 tổ chức, là "hai ngày với các phương pháp và chiến thuật tốt nhất cho marketing trải nghiệm." ON24 đã tổ chức các hybrid events được vài năm nên có rất nhiều điều cần học hỏi từ việc nghiên cứu các chiến lược của mình - đặc biệt là khi nói đến các nhà tài trợ sự kiện.
Hãy nhớ rằng, chỉ vì sự kiện của bạn đã thay đổi từ một cuộc sự kiện trực tiếp sang một hybrid event hoặc thậm chí virtual events, không có nghĩa là bạn vẫn không thể cung cấp các cơ hội tài trợ và hợp tác với các công ty theo cách có lợi cho cả hai người.
Trước đây, ON24 đã thực hiện điều này bằng cách cung cấp cho các nhà tài trợ cơ hội tổ chức các buổi sự kiện của riêng họ và đặt biểu trưng của họ trên các slide bài phát biểu của hội nghị trên trang web Webinar World và trong các email quảng cáo của hội nghị.
Source: Rubrik
Hội nghị thượng đỉnh kỹ thuật số Forward cung cấp nguồn cảm hứng, giáo dục và kết nối cho những người tham dự thông qua các bài phát biểu hấp dẫn về các chủ đề liên quan đến nền tảng Rubrik. Một số diễn giả tại cuộc họp năm 2020 bao gồm John Thompson, chủ tịch của Microsoft và Hasan Minhaj, một diễn viên hài và người dẫn chương trình trò chuyện từng đoạt giải thưởng.
Bạn có lo lắng rằng các speaker hạng A mà bạn đã đặt sẽ không hiệu quả trong bối cảnh sự kiện kết hợp không? Đừng! Những diễn giả tuyệt vời vẫn còn ấn tượng thông qua một phương tiện trực tuyến.
Source: Unbounce
Unbounce tổ chức hội nghị thường niên "không xuề xòa" này, luôn chứa đầy những bài học kinh nghiệm hữu ích mà những người tham dự có thể thực hiện ngay lập tức. Danh sách các diễn giả vào năm 2020 bao gồm Rand Fishkin và Joanna Wiebe, Giám đốc điều hành của Copyhackers. Những người không thể thực hiện chương trình trực tiếp có thể xem buổi hội nghị đã ghi vào một ngày sau đó.
Mặc dù hội nghị Kêu gọi Hành động không bắt đầu cho đến ngày 29 tháng 9 năm 2020, nhưng bạn đã có thể mua vé tham dự sự kiện. Đặt vé truy cập sớm cũng là một phần của chiến lược hybrid event của bạn.
Source: Forbes
Phương châm của Hội nghị The Yellow Conference là "một cộng đồng phụ nữ tạo ra những công việc có ý nghĩa." Đó là một hội nghị hỗn hợp, nhưng không phải theo nghĩa truyền thống. Thay vì tổ chức một sự kiện duy nhất mà cả người tham dự từ xa và người trực tiếp đều có thể tham dự, The Yellow Conference vào năm 2020 sẽ có hai cuộc họp riêng biệt cho mỗi nhóm.
Một trong những lý do mà The Yellow Conference thành công là vì nó biết khán giả của mình và tập trung vào họ. Cân nhắc tạo trải nghiệm theo từng phân khúc cụ thể cho những người tham dự của bạn và sự kiện của bạn sẽ hấp dẫn hơn.
7. DigiMarCon West
DigiMarCon West là sự kết hợp của "diễn giả chuyên nghiệp, mạng vô song và nội dung hàng đầu." Hội nghị năm 2020 dự kiến diễn ra tại Santa Monica, CA vào tháng Sáu. DigiMarCon West cũng đang bán vé ảo có thể mua được với giá thấp hơn đáng kể so với bất kỳ loại vé trực tiếp nào.
Lý tưởng nhất là hybrid event của bạn sẽ có ít nhất hai loại vé khác nhau: một loại cho phép người tham dự truy cập vào buổi họp mặt trực tiếp hoàn chỉnh và một loại cho phép họ xem nội dung hội nghị và lễ hội qua màn hình máy tính của họ.
Các nhà tổ chức sự kiện cung cấp "Thẻ truy cập ảo". Nó trở nên tốt hơn: những người mua quyền truy cập ảo cũng nhận được nội dung thưởng dưới dạng hơn 200 hội thảo trên web có thể hoạt động.
Bằng cách cung cấp nội dung đặc biệt cho những người tham dự ảo của bạn, bạn sẽ nâng cao trải nghiệm sự kiện của họ và tăng khả năng họ sẽ quay lại các sự kiện của bạn trong tương lai.
Kể từ năm 2013, Hội nghị Pulse của Gainsight đã truyền cảm hứng và giáo dục cho hàng nghìn người tham dự hàng năm. Nhưng vì đại dịch coronavirus mà chúng ta hiện đang đối phó, Gainsight đã thay đổi trò chơi. Vào năm 2020, công ty tổ chức Pulse Everywhere, một sự kiện kỹ thuật số hoàn toàn được tham dự miễn phí!
Một virtual event miễn phí chắc chắn là một chiến lược đáng xem xét. Tiếp thị sự kiện là một điều khó khăn khi vé có giá 0 đô la và bạn sẽ tạo được nhiều thiện chí với khán giả mục tiêu của mình.
Đối với những người đam mê công nghệ, Sự kiện đặc biệt của Apple là một trong những sự kiện lớn nhất trong năm. Chứng kiến Giám đốc điều hành Tim Cook của Apple lên sân khấu và công bố một loạt các sản phẩm mới kiểu dáng đẹp thật thú vị. May mắn thay, các sự kiện được phát trực tiếp để những người không có mặt trực tiếp tụ tập vẫn có thể tham gia.
Apple không phát trực tiếp Sự kiện đặc biệt của mình chỉ để làm hài lòng khách hàng - nó làm điều đó để mở rộng phạm vi tiếp cận và bán được nhiều sản phẩm hơn. Lấy một trang ra khỏi cuốn sách của Apple và biến các thông báo về sản phẩm của bạn thành các hybrid events mà bất kỳ ai cũng có thể xem.
Source: PM Studio
Mặc dù sự kiện này không phải là một ví dụ về tiếp thị sự kiện B2B xuất sắc như các mục trong danh sách trước đây của chúng tôi, nhưng nó có rất nhiều điều để dạy về sức mạnh của video trực tiếp trên phương tiện truyền thông xã hội.
Vào năm 2017, nghệ sĩ guitar và ca sĩ / nhạc sĩ tài năng, John Mayer, đã bắt tay vào Dive Bar Tour của mình. Một trong những buổi hẹn hò đã được phát trực tiếp trên Facebook và kết quả là đã đưa nhạc sĩ lên đầu bảng xếp hạng video trực tiếp trên Facebook. Nếu nó phù hợp với mục tiêu và chiến lược của bạn, bạn có thể muốn khám phá việc phát trực tuyến các sự kiện của mình trên Facebook (hoặc một nền tảng truyền thông xã hội khác) để tiếp cận nhiều khán giả hơn.
Source: Agents of Change
Hội nghị The Agents of Change Digital Marketing dành cho bất kỳ ai - người quản lý truyền thông xã hội, giám đốc marketing, chủ doanh nghiệp, v.v. - những người chịu trách nhiệm tạo ra nhiều doanh nghiệp trực tuyến hơn. Sự kiện được tổ chức ở Maine nhưng cũng được phát trực tiếp ở khắp mọi nơi.
Sau khi hội nghị kết thúc, các video theo yêu cầu có thể được xem trong thời gian giới hạn. Tính khả dụng hạn chế của các phần nội dung này giúp thúc đẩy sự hào hứng và khuyến khích hành động ngay lập tức. Sử dụng chiến lược này cho các sự kiện của riêng bạn để tạo tiếng vang xung quanh hội nghị của bạn trước, trong và thậm chí sau khi kết thúc.
Source: Social media Examiner
Sự kiện chào đón hàng nghìn người tham dự mỗi năm và luôn mang đến những nội dung tuyệt vời từ một số tên tuổi được kính trọng nhất trong lĩnh vực Social Media Marketing.
Hội nghị năm 2020 đã diễn ra. Nhưng tất cả các phiên họp có thể được theo dõi ngay bây giờ. Những người mua vé ảo cũng có quyền truy cập vào một nhóm mạng riêng để gặp gỡ và giao tiếp với đồng nghiệp của họ.
Kết nối mạng-Networking là một phần quan trọng của hầu hết các hội nghị chuyên nghiệp. Các hybrid events thành công không chỉ cung cấp nội dung tuyệt vời mà còn mang đến cho những người tham dự ảo cơ hội kết nối với đồng nghiệp gần xa.
The Self Publishing Show Live được đặc biệt tạo ra cho các tác giả muốn tự xuất bản sách của họ và tăng lượng người theo dõi lớn mà không cần sự trợ giúp của một nhà xuất bản truyền thống. Nó đã chào đón gần 1.000 người tham dự trong năm đầu tiên. Nhưng vẫn còn rất nhiều người muốn đến nhưng không thể thực hiện được những ngày đó. May mắn thay, The Self Publishing Show Live đã cung cấp tất cả các phiên đã ghi của nó với một khoản phí nhỏ là $25.
Thậm chí còn có đảm bảo hoàn lại tiền, đề phòng trường hợp bạn cảm thấy như nội dung không đáp ứng được mong đợi của bạn. Thêm chính sách trấn an này vào sự kiện trực tuyến của riêng bạn để giúp những người tham dự ra quyết định và thể hiện sự tự tin của bạn vào những gì bạn phải cung cấp.
Ngay cả khi bạn không cung cấp cho người tham dự sự đảm bảo hoàn lại tiền hoàn toàn, bạn có thể muốn xem lại chính sách hoàn lại tiền và chuyển tiền đăng ký để biết bất kỳ yếu tố trực tiếp nào của hybrid event của bạn.
15. MozCon
Source: Moz
Moz đã dẫn đầu về phí digital marketing số trong hơn một thập kỷ. MozCon là một con đường khác mà công ty sử dụng để tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình bằng nội dung hàng đầu về các chủ đề như SEO, dữ liệu và cách xây dựng các chiến lược tiếp thị thành công. Mặc dù MozCon không phát trực tiếp các sự kiện của mình, nhưng bạn có thể xem các phiên bản đã ghi sau khi sự kiện kết thúc với mức chiết khấu.
Một điều Moz thực sự làm tốt là tận dụng nội dung được ghi lại của nó, thu hút những người tham dự trong tương lai mua vé hội nghị. Trang web có đầy đủ các video về phiên trước mà mọi người có thể xem miễn phí. Chiến lược này giúp Moz chứng minh chất lượng nội dung của mình.
Source: StatePoint Media
Tại Content Marketing World, hội nghị dành cho các chuyên gia content marketing, những người tham dự học hỏi từ những diễn giả tuyệt vời về cách thiết lập trò chơi content của họ. Họ cũng có cơ hội giao lưu với những người bạn đồng trang lứa và tận hưởng những trò giải trí thú vị.
Tương tự như MozCon (đã đề cập ở trên), quyền truy cập ảo vào Thế giới Tiếp thị Nội dung chỉ khả dụng sau sự kiện. Nhưng bất kỳ ai mua "Thẻ truy cập không giới hạn" sẽ có quyền truy cập các bản ghi miễn phí. Những người đã mua vé sự kiện khác sẽ phải trả tiền cho các video.
17. TwitchCon
Source: TechCrunch
Twitch là "nền tảng phát trực tiếp hàng đầu thế giới dành cho game thủ" và những người khác muốn tiếp cận khán giả của họ trong thời gian thực. Hàng năm, công ty tổ chức một cuộc họp mặt trực tiếp gọi là TwitchCon, cho phép những người truyền phát nổi tiếng gặp gỡ người hâm mộ và tham gia vào các giải đấu esport vui nhộn.
Mục đích của TwitchCon là gắn kết mọi người lại với nhau - những người bình thường chỉ kết nối với nhau qua màn hình tivi hoặc máy tính. Nhưng TwitchCon sẽ không đúng với thương hiệu của nó nếu nó không phát trực tiếp các lễ hội cho khán giả trực tuyến.
Ngay cả khi thương hiệu của bạn không phải là tất cả về phát trực tuyến, hãy xem xét cách bạn có thể tăng gấp đôi việc đưa thương hiệu của mình lên vị trí trung tâm thông qua trải nghiệm hybrid events.
Source: Demandbase
Hội nghị thượng đỉnh đổi mới ABM đã buộc phải hoãn cuộc họp vì virus coronavirus. Nhưng Demandbase, công ty mẹ của Summit, vẫn có những tin tức quan trọng để chia sẻ Vì vậy, nó đã ghi lại và xuất bản bài phát biểu quan trọng của mình, trong đó có các điều hành viên của Demandbase nói về tương lai của ngành công nghiệp của mình.
Nếu dịch bệnh đã ảnh hưởng đến lịch trình sự kiện trực tiếp của bạn, hãy tìm cách sửa đổi thông điệp và tiếp cận khán giả với những chi tiết quan trọng mà bạn cần họ nghe.
Bài học rút ra chính: Hybrid Events
Các Hybrid events có thể giúp các tổ chức mở rộng phạm vi tiếp cận, cải thiện ROI của sự kiện và thu thập dữ liệu có giá trị. 18 ý tưởng tổ chức virtual event/ hybrid event được liệt kê ở trên sẽ đảm bảo các buổi họp mặt kết hợp của bạn thành công. Dưới đây là một số điểm chính mà bạn có thể áp dụng trực tiếp cho các hybrid event của riêng mình bây giờ và trong tương lai:
Sáng tạo: Những thời điểm không chắc chắn kêu gọi tư duy bên ngoài. COVID-19 đã phá hủy kế hoạch của mọi người. Cách công ty của bạn giải quyết vấn đề đó sẽ quyết định mức độ thành công của công ty trong năm nay. Vì vậy, hãy nghĩ cách phục vụ đối tượng mục tiêu của bạn thông qua một hybrid event độc đáo trong thực tế mới này.
Đặt người tham dự của bạn lên hàng đầu: Người tham dự của bạn phải luôn đến trước. Câu châm ngôn này ngày nay quan trọng hơn bao giờ hết. Bạn có thể giúp những người tham dự sự kiện của mình như thế nào trong những thời điểm khó khăn này? Làm cách nào bạn có thể tạo trải nghiệm ảo hấp dẫn mô phỏng tương tác trực tiếp?
Xây dựng cho tương lai: Thành thật mà nói, năm 2021 có thể sẽ là một năm khó khăn đối với ngành sự kiện trực tiếp. Nhưng coronavirus cuối cùng sẽ biến mất và cuộc sống sẽ trở lại bình thường. Điều quan trọng là bạn phải sử dụng thời gian này để xây dựng cho tương lai bằng cách xây dựng các sự kiện kết hợp vào chiến lược của bạn ở thời điểm hiện tại và hơn thế nữa.
Một hybrid event có thể là giải pháp kinh doanh hoàn hảo cho đại dịch COVID-19 mà chúng ta đang phải đối mặt. Nhưng bất kể bạn đưa ra quyết định nào liên quan đến các hội nghị và triển lãm thương mại đã lên kế hoạch của công ty bạn vào năm 2021, hãy luôn an toàn!
