Trong số rất nhiều lần chúng ta nói về virtual & hybrid events và đưa ra một số dự báo dựa trên công nghệ về tương lai của các sự kiện, chúng ta luôn đi sâu hơn vào một xu hướng sẽ không ngừng thịnh hành trong tương lai gần - hybridization.
Lợi ích chính của sự kiện kết hợp
Các sự kiện tạo ra ROI khi người tham gia thực hiện một hành động (mua sản phẩm / dịch vụ, trở nên hiệu quả hơn, gắn bó với thương hiệu hoặc học một kỹ năng hoặc quy trình) do đã tham dự. Về mặt này, hybrid events không khác gì các sự kiện trực tiếp. Trên thực tế, họ cung cấp nhiều cơ hội hơn để tăng giá trị và tăng sự thành công cho sự kiện của bạn bằng cách:
Tiếp cận lượng khán giả toàn cầu lớn hơn
Tiếp cận những người không thể tham dự (do hạn chế đi lại hoặc múi giờ khác nhau);
Cho phép khán giả trực tuyến tham gia an toàn (mối quan tâm về các biện pháp tạo khoảng cách xã hội và kiểm soát năng lực trở nên ít hơn);
Loại bỏ chi phí đi lại cho những người tham dự ảo;
Cung cấp những cách thức mới và hấp dẫn để truyền tải nội dung;
Kết nối nhiều sự kiện diễn ra đồng thời, không phụ thuộc vào thời gian và không gian;
Mở rộng phạm vi tiếp cận thông điệp của bạn bằng cách cung cấp nội dung được cá nhân hóa vào đúng thời điểm.
Lập kế hoạch cho một sự kiện kết hợp hoàn hảo
Tóm lại, việc tổ chức hybrid events thành công vào năm 2021 đòi hỏi các nhà tổ chức phải xác định một chiến lược kết hợp không loại bỏ các vấn đề như sức chứa, đăng ký, đăng ký và múi giờ khác nhau của địa điểm. Về cơ bản, họ cần đảm bảo rằng tất cả các quy trình sự kiện chạy trơn tru và an toàn, cho cả cài đặt ảo và trực tiếp.
Hãy cùng xem xét 5 nền tảng cho lộ trình chiến lược của bạn:
Xác định mục tiêu: Để tạo ra trải nghiệm sự kiện hấp dẫn, bạn cần thiết lập các mục tiêu được xác định rõ ràng. Ví dụ: mục tiêu của bạn có thể bao gồm từ tạo doanh thu trực tiếp đến đơn giản là cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Xem xét các yếu tố bên ngoài: Các yếu tố xã hội, công nghệ, chính trị và xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số trong các sự kiện có thể ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Ví dụ: các biện pháp an toàn và sức khỏe cộng đồng có thể ảnh hưởng đến quyết định về địa điểm và cách thức tổ chức sự kiện của bạn, hoặc thậm chí có nên tiếp tục với một hybrid event hay không.
Lập ngân sách: Trong các giải pháp phù hợp nhất cho các virtual & hybrid events, có một số yêu cầu mà bạn phải chú ý và phân bổ một lượng ngân sách phù hợp. Một vài ví dụ là sản xuất video, dịch vụ phát trực tuyến, phát triển nội dung, kết nối internet tốt và cả nền tảng sự kiện ảo.
Xác định một cách để đo lường sự thành công của sự kiện của bạn: Các Hybrid events, giống như các sự kiện trực tiếp được hưởng lợi từ các công cụ công nghệ sự kiện, mang đến cơ hội nhân đôi cho các nhà tổ chức sự kiện thu thập báo cáo và phân tích. Nếu câu hỏi chính là "Bạn sẽ đo lường các chỉ số hiệu suất chính của mình như thế nào?", thì câu hỏi đó phải liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu sự kiện của bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu, bạn nên xem xét doanh số bán hàng được tạo ra trong tương lai.
Tips của chúng tôi: So sánh giữa hybrid event của bạn và dữ liệu lịch sử khác từ các sự kiện trước đó. Sau đó rút ra kết luận của riêng bạn về loại hình sự kiện phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu khán giả của bạn: Trong hybrid events, bạn sẽ có nhiều loại khán giả khác nhau có xu hướng sử dụng nội dung của bạn theo nhiều cách và thời gian khác nhau. Vì vậy, bạn phải đảm bảo rằng mặc dù những nhóm không đồng nhất này sẽ trải nghiệm sự kiện của bạn theo những cách khác nhau, nhưng dù sao thì kết quả cũng sẽ thành công. Tin tốt là với khán giả ở những nơi khác nhau, thời gian tạo ra nhiều thứ hơn là thử thách. Nó tạo ra cơ hội.
Chọn Nền tảng quản lý Hybrid Event tốt nhất
Trong khi các trường hợp nhiễm Covid-19 vẫn đang tăng vọt và các kế hoạch vắc xin vẫn chậm tiến độ, ngành công nghiệp tổ chức sự kiện sẽ tiếp tục đối mặt với sự không chắc chắn. Và cách tốt nhất để hạn chế sự không chắc chắn là gì? Uyển chuyển. Đó là lý do tại sao ngày nay việc chọn một nền tảng quản lý sự kiện linh hoạt và kết hợp lại rất quan trọng.
Điều này có nghĩa là, với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện, bạn có thể lựa chọn giữa bối cảnh ảo, kết hợp hoặc trực tiếp mà không gặp bất kỳ áp lực nào. Và rằng khi đến thời điểm tổ chức các sự kiện trực tiếp một lần nữa, chúng ta sẽ có thể tận dụng lợi thế của hệ thống đăng ký kỹ thuật số và tính bảo mật của các tương tác không tiếp xúc & không cần giấy tờ.
Các tính năng cần thiết để tăng cường sự kiện kết hợp của bạn
Suy nghĩ về khán giả trực tuyến của bạn, việc cung cấp trải nghiệm xem liền mạch (không có cửa sổ bật lên hoặc liên kết bên ngoài) trở nên dễ dàng hơn bằng cách sử dụng phần mềm tích hợp các tính năng video theo cách gốc. Ngoài việc đảm bảo chất lượng video cao, nó cũng đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các công cụ được thiết kế đặc biệt để đảm bảo tính năng động của virtual events.
Mang tính linh hoạt của phần mềm virtual event beamian vào các sự kiện trực tuyến của bạn bằng cách sử dụng các công cụ mạnh mẽ cho các hybrid events, từ tích hợp video, phát trực tiếp và họp nhóm đến khả năng tổ chức các phiên cụ thể, chẳng hạn như hội thảo & hội thảo trên web.
Trong khi đó, đừng để mất các địa điểm của bạn và tìm hiểu cách công nghệ sự kiện có thể cải thiện trải nghiệm tại chỗ cho hybrid event của bạn:
Hướng dẫn nhanh cho việc đăng ký sự kiện & kiểm soát lượng khách
Cách vận hành các sự kiện trực tiếp trong một môi trường an toàn
Beamian có thể giúp khởi động lại các sự kiện trực tiếp của bạn như thế nào?
Các sự kiện bền vững có tương tác không tiếp xúc và không cần giấy tờ
Cách sử dụng công nghệ thu thập khách hàng tiềm năng để cá nhân hóa sự kiện
Công nghệ nắm bắt khách hàng tiềm năng có thể giúp bạn đo lường ROI sự kiện của mình như thế nào?
Ý tưởng thu hút đối tượng kết hợp
Đảm bảo rằng hybrid event của bạn hấp dẫn đối với những người theo dõi trên màn hình cũng như những người xem cận cảnh và cá nhân.
Thách thức chính ở đây hóa ra là giữ cho những người tham dự ảo của bạn tương tác, bởi vì bạn không kiểm soát môi trường của họ. Hãy thử các ví dụ sau về ý tưởng tham gia virtual event :
Giữ cho các phiên sự kiện của bạn ngắn
Tạo chương trình sự kiện của bạn với đầu vào từ khán giả của bạn
Thêm yếu tố bất ngờ (còn khách mời thì sao?)
Chủ động theo dõi cửa sổ trò chuyện của bạn
Giữ Hỏi & Đáp tương tác
Tận dụng lợi thế của trò chơi hóa
Tích hợp trải nghiệm ngoại tuyến (tại sao không làm quà tặng?)
Trong khi các machine learning events có thêm cơ sở, chúng tôi tin rằng những ý tưởng này vẫn rất hữu ích cho các nhà tổ chức sự kiện đang tìm cách tổ chức các sự kiện kết hợp thành công rực rỡ vào năm 2021.
Nói với chúng tôi! Chúng tôi sẽ giúp bạn tạo cáchybrid events thành công thông qua một nền tảng quản lý sự kiện hoàn toàn linh hoạt.
