Vì đại dịch COVID-19 buộc bất kỳ ai có thể làm việc tại nhà đều phải làm như vậy, các công cụ để làm việc từ xa và các cuộc họp ảo đang được áp dụng trên quy mô lớn. Có nhiều đồn đoán rằng làm việc từ xa có thể trở thành 'bình thường mới' một khi cuộc khủng hoảng dịu đi; có thể nói, một tỷ lệ lớn hơn các hoạt động chuyên môn hàng ngày của chúng ta sẽ được thực hiện trực tuyến.
Nhưng nếu sự xa cách xã hội dạy chúng ta bất cứ điều gì, thì đó là giá trị của sự kết nối con người: trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống, không có gì thay thế được sức mạnh gắn kết mọi người lại với nhau. Con người vẫn chủ yếu dựa vào sự gần gũi về thể chất và tương tác cá nhân để học hỏi và giáo dục, khám phá hoặc trao đổi ý tưởng, và hình thành các mối quan hệ đáng tin cậy cần thiết cho việc giải quyết vấn đề, đàm phán và ra quyết định. Vì vậy, chúng tôi tin tưởng rằng khi một số sự khác biệt về tính bình thường tiếp tục, chúng tôi sẽ thấy một con lắc dao động trong sự thèm muốn và sự đánh giá cao đối với các sự kiện trực tiếp.
Những thời điểm khắc nghiệt sẽ tạo ra những giải pháp đặc biệt
Trong khi đó, chúng tôi đang giúp khách hàng của mình chuyển từ sự kiện trực tiếp sang ảo để họ có thể tiếp tục thể hiện thông điệp chính của mình với đồng nghiệp hoặc khách hàng vào thời điểm mà giao tiếp và hợp tác chưa bao giờ quan trọng hơn thế.
Việc quản lý các sự kiện này một cách liền mạch đòi hỏi cả chuyên môn kỹ thuật và vận hành vững vàng để đảm bảo người tham gia có trải nghiệm ảo mượt mà và hiệu quả. Chúng tôi hiện đang làm việc với các đối tác để điều chỉnh trải nghiệm trực tiếp cho phân phối ảo thông qua các nền tảng trực tuyến - từ cập nhật ‘Town Hall’ cho khán giả toàn cầu, đa ngôn ngữ đến các hội nghị đào tạo nội bộ với nhiều phiên đồng thời và yêu cầu mạng.
Giống như việc phân phối bất kỳ sự kiện trực tiếp nào, quản lý dự án có kinh nghiệm và giao tiếp là rất quan trọng để đảm bảo các đại biểu chuẩn bị sẵn sàng và sẵn sàng tham gia hoàn toàn vào trải nghiệm ảo của họ. Việc xem xét nội dung và thương hiệu cũng rất quan trọng để đảm bảo nội dung và thương hiệu sẽ hoạt động cho một sự kiện chỉ trực tuyến. Việc phân phối cần ngắn gọn, tương tác và có tác động để thu hút sự quan tâm của người tham gia - không có 'cái chết của PowerPoint' sẽ tạo cho họ cái cớ để theo dõi và kiểm tra email! Đào tạo diễn giả trực tuyến có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với sự tương tác của người tham gia, đặc biệt là đối với khán giả đa ngôn ngữ.
HYBRID EVENTS - tốt nhất của cả hai thế giới
Cuộc khủng hoảng COVID-19 có thể đã chuyển chúng ta hoàn toàn trực tuyến vào thời điểm hiện tại, nhưng khi các tùy chọn phát trực tiếp được khôi phục, chúng ta thấy trước rằng các công cụ kỹ thuật số sẽ được sử dụng như một sự bổ sung, thay vì thay thế cho các sự kiện trực tiếp. Hybrid events, kết hợp một sự kiện trực tiếp với một thành phần trực tuyến, đã trở thành một trong những xu hướng nóng nhất trong ngành của chúng tôi. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chủ động làm việc (vì Corona chỉ là một thương hiệu bia khác) để xác định điểm ngọt ngào giữa các sự kiện trong thế giới thực và ảo và phát triển một đề xuất kết hợp mang lại những gì tốt nhất cho cả hai thế giới.
Các sự kiện kết hợp đa trung tâm thường kết nối các nhóm người tham gia (thay vì các cá nhân phân tán) trên các thành phố, quốc gia hoặc lục địa khác nhau để chia sẻ trải nghiệm tập thể, trực tiếp. Có nhiều cách khác nhau để định cấu hình người trình bày và người tham gia và tạo điều kiện tương tác giữa các trung tâm, tùy thuộc vào mục tiêu. Chúng ta coi định dạng kết hợp đa trung tâm là một cách để tăng cường sự tương tác và tham gia, thay vì chỉ đơn giản là tiếp cận đối tượng rộng hơn, với các chương trình được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy tương tác.
Dấu hiệu của một hybrid event thành công là không giống như một virtual event, không có khán giả ‘hạng hai’. Điều đó liên quan đến việc tạo các cài đặt giống hệt nhau tại mỗi địa điểm về cách dàn dựng, xây dựng thương hiệu và phân phối kỹ thuật, đồng thời cho phép mọi người tương tác linh hoạt trong và giữa các địa điểm, với nhiều trung tâm sự kiện có thể truyền tải nội dung cho nhau.
Đa trung tâm kết hợp theo cách TTA
Chúng ta đã đóng gói các khả năng sáng tạo, kỹ thuật và sản xuất kỹ thuật số cần thiết để đảm bảo phân phối suôn sẻ định dạng sự kiện đặt ra nhiều thách thức. Yếu tố thành công chính là việc chúng tôi quản lý môi trường ở từng địa điểm - đảm bảo rằng mỗi công ty AV địa phương được thông báo đầy đủ và sử dụng các thiết bị giống hệt nhau để đảm bảo tính nhất quán của phân phối kỹ thuật và bàn giao liền mạch giữa các trung tâm. Việc lựa chọn địa điểm cẩn thận cũng là cần thiết để đảm bảo có đủ băng thông để hỗ trợ trải nghiệm chất lượng cao. Trong khi chúng tôi quản lý toàn bộ chương trình một cách tập trung, chúng tôi triển khai một nhóm tại chỗ tại mỗi địa điểm để đảm bảo mọi thứ diễn ra hoàn hảo, giống như bất kỳ sự kiện truyền thống nào.
Những tiến bộ gần đây trong công nghệ đã dẫn đến việc bộ AV trở nên nhỏ hơn, nhẹ hơn và giá cả phải chăng hơn, mang lại chất lượng truyền hình TV trong tầm với của ngày càng nhiều khách hàng. Giải pháp sử dụng công nghệ 'hộp đen' thay đổi trò chơi cho phép phát trực tiếp nguồn cấp dữ liệu âm thanh và video cấp chuyên nghiệp thông qua bất kỳ phần mềm phát trực tuyến phổ biến nào - thứ mà cách đây không lâu sẽ cần đến thiết bị đáng giá của xe tải. Chúng tôi cũng đã hợp tác với công ty dẫn đầu thị trường về công nghệ tổ chức sự kiện từ xa để cung cấp một cầu nối hội nghị rất phức tạp có thể phục vụ những người tham dự từ xa trên quy mô công nghiệp từ một vị trí trung tâm.
Việc hợp nhất các nhóm đối tượng thông qua định dạng kết hợp đa trung tâm này làm giảm đáng kể nhu cầu đi du lịch quốc tế. Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí và lượng khí thải CO2 liên quan đến các chuyến bay, đặc biệt là đường dài, mà còn loại bỏ thời gian chết khi di chuyển và mệt mỏi liên quan - một sự thúc đẩy năng suất cho các chuyên gia lâu năm kém về thời gian. Nếu những người tham gia có thể tham dự trong hoặc gần thành phố quê hương của họ, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí ăn ở hoặc giải phóng ngân sách để mở rộng lời mời cho những người tham gia bổ sung.
Sự bền vững không bao giờ vắng mặt trong các đề tài thảo luận
Một khi các lệnh cấm được dỡ bỏ và hoạt động kinh tế tiếp tục, không thể tránh khỏi việc phát thải khí nhà kính sẽ tăng trở lại mức trước COVID. Ngành quản lý sự kiện sẽ tiếp tục đối mặt với thách thức tập thể trong việc gắn kết mọi người với nhau bền vững hơn để giúp giải quyết cuộc khủng hoảng chậm do biến đổi khí hậu.
Hầu hết các khách hàng đều có các mục tiêu bền vững đầy tham vọng để đáp ứng song song với các mục tiêu kinh doanh. Nhiều người trong số này tập trung vào việc giảm thiểu việc đi lại để tham dự các cuộc họp trực tiếp, vốn chiếm tỷ lệ cao trong tổng lượng khí thải carbon của một sự kiện, với các chuyến bay đường dài là thủ phạm chính.
Với tư cách là điều gần gũi nhất để gắn kết mọi người lại với nhau dưới một mái nhà, các cuộc họp kết hợp sẽ là yếu tố then chốt của chiến lược kinh doanh bền vững và thay vì làm mất tác dụng của bối cảnh sự kiện trực tiếp, sẽ góp phần tích cực vào sự trường tồn của nó. Là các nhà chiến lược sự kiện tập trung vào hoạt động bền vững, tại TTA được đặt ở vị trí lý tưởng để giúp bạn xác định định dạng nào - trực tiếp, ảo, kết hợp hoặc kết hợp đa trung tâm - sẽ mang lại cho bạn lợi tức lớn nhất từ các mục tiêu mà không phải trả giá trên Trái đất.
