"Chúng ta nên sắp xếp một sự kiện trực tiếp hay một sự kiện ảo?" Tại thời điểm này, ảo là con đường để đi. Tuy nhiên, dù sớm hay muộn, sẽ đến lúc bạn phải quay lại lập kế hoạch cho các sự kiện tại chỗ. Sự thay đổi này có thể sẽ diễn ra dần dần và ngay cả trong một tương lai an toàn COVID, sẽ có nhu cầu mới để tạo ra sự tham gia cởi mở từ cả các trung tâm tại chỗ và từ nhà.
Có rất nhiều lợi ích khi tổ chức một hybrid event. Trong bài viết này, chúng tôi trả lời những câu hỏi phổ biến nhất mà chúng tôi nhận được và chia sẻ một số thông tin chi tiết chính về cách đảm bảo mọi người nhận được nhiều lợi ích từ hội nghị hỗn hợp của bạn cũng như từ một sự kiện tại chỗ.
Hybrid events là gì?
Hybrid event là cuộc họp, sự kiện hoặc hội nghị mà bạn kết hợp cuộc họp thực tế với trải nghiệm sự kiện kỹ thuật số, cho phép người tham gia tham gia tại chỗ, qua trung tâm hoặc tại nhà.
Về cơ bản, bạn nắm bắt sự kiện mà bạn sẽ tổ chức tại chỗ - với cùng những người tham gia, chương trình, nội dung, tương tác, v.v. - và điều chỉnh sự kiện đó để mọi người tham gia có thể truy cập và hấp dẫn, bất kể họ có ở trên trang web hoặc tham gia từ xa.
Hybrid events khác với Virtual events như thế nào?
Không giống như Virtual events, nơi tất cả những người tham gia theo dõi sự kiện từ xa thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính, một hybrid events có những người tham gia có mặt tại chỗ và qua các trung tâm. Điều này có nghĩa là bạn hiện có hai nhóm người tham gia để liên hệ - khán giả tại chỗ và khán giả từ xa của bạn - tạo ra nhu cầu điều chỉnh nội dung và tương tác cho phù hợp với cả hai nhóm.
"Trung tâm" là gì?
Nếu bạn muốn cho những người tham gia của mình cơ hội gặp gỡ và tham gia kỹ thuật số, bạn cần tổ chức các trung tâm. Điều này có thể có nghĩa là bạn đặt phòng hội nghị tại các văn phòng địa phương hoặc cơ sở hội nghị nơi bạn chiếu trực tiếp trên màn hình lớn. Đối với những người tham gia có thể và muốn gặp mặt hơn là tham gia tại nhà, đó là một cách tuyệt vời để tham gia từ xa vì nó góp phần tăng mức độ tương tác và tương tác. Điều này có thể so sánh với việc xem một trận đấu bóng đá một mình hoặc trong một nhóm.
Một điều quan trọng cần xem xét khi sắp xếp một hybrid events với các trung tâm, là sự cần thiết phải gắn kết các trung tâm lại với nhau và mang lại cho những người tham gia cảm giác rằng họ là một phần của một cái gì đó lớn hơn. Cũng giống như tại một hội nghị "thông thường", các sự kiện kỹ thuật số mang đến cơ hội xây dựng cộng đồng một chất lượng quan trọng cần thấm nhuần thông qua cả nội dung và tương tác kỹ thuật số. Ứng dụng sự kiện là không thể đánh bại ở đây, vì nó giúp tất cả mọi người - người tổ chức cũng như những người tham gia trên trang web và kỹ thuật số - dễ dàng giao tiếp, tương tác và tạo "sự gắn bó".
Một số ưu điểm của hybrid events là gì?
Tổ chức một hybrid events có lợi cho những người muốn tổ chức một sự kiện trực tiếp, nhưng vì nhiều lý do, không thể tập hợp tất cả những người tham gia vào một nơi. Điều này có thể là do chỉ thị của chính phủ ngăn cản các nhóm lớn hoặc do những người tham gia cảm thấy ngại đi du lịch và tụ tập theo nhóm.
Hybrid events có khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với sự kiện tại chỗ. Ngoài ra, việc thu thập dữ liệu và thống kê về ý tưởng, quan điểm và mức độ tương tác của người tham gia sẽ dễ dàng hơn khi bạn có một địa điểm ảo. Hơn nữa, thông điệp bạn muốn truyền tải có thể dễ dàng đến với tất cả mọi người, dù họ ở đâu.
Những cạm bẫy phổ biến nhất của các hybrid events là gì?
Một sai lầm phổ biến khi tạo hybrid events là nghĩ rằng chỉ cần quay phim sân khấu để cho phép những người tham dự từ xa tham gia là đủ. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, những người tham gia tại chỗ và những người tham gia tại nhà hoặc một trung tâm có nhu cầu khác nhau. Để tạo ra trải nghiệm sự kiện thống nhất, bạn phải tính đến cả hai đối tượng để thành công.
Sự kiện kỹ thuật số không chỉ là một buổi phát trực tiếp, tương tự như cách một sự kiện trực tiếp không chỉ là một sân khấu. Để thành công với hybrid events của bạn, điều quan trọng hơn bao giờ hết là thu hút và tương tác với những người tham gia của bạn, thúc đẩy mạng lưới và chia sẻ nội dung có thể truy cập cho cả khán giả từ xa và những người tham gia tại chỗ của bạn. Điều quan trọng nữa là phải lưu ý đến giá trị sản xuất khi tạo ra các sự kiện lai. Bất kỳ trục trặc nào về ánh sáng, âm thanh hoặc kết nối internet đều có thể tạo ra hoặc phá vỡ toàn bộ trải nghiệm sự kiện cho những người tham gia.
Nên điều chỉnh nội dung của mình như thế nào để tham gia trực tuyến?
Mục tiêu quan trọng của hybrid events của bạn phải là tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số thu hút tất cả các nhóm người tham gia một cách bình đẳng. Để thành công, bạn cần phải điều chỉnh nội dung. Điều đầu tiên cần nhớ là những người tham gia từ xa, chỉ đơn giản là đang xem màn hình, không có "khoảng chú ý" giống như những người tham dự tại chỗ của bạn. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên:
Rút ngắn chương trình làm việc và chỉ bao gồm những mục quan trọng nhất
Giữ từng mục chương trình càng ngắn càng tốt
Kết hợp các phiên phát trực tiếp với video được quay trước - trong chương trình và theo yêu cầu
Bao gồm nhiều thời gian nghỉ hơn trong chương trình
Thu hút người tham gia bằng cách sử dụng tương tác kỹ thuật số, chẳng hạn như các cuộc thăm dò ý kiến và các phiên Hỏi & Đáp để mọi người có thể tham gia theo cùng một điều khoản
Làm cách nào để giữ cho khán giả 'ảo' của tôi tương tác như những người tham dự trực tiếp?
Chìa khóa để thu hút khán giả tham gia từ xa là tạo ra trải nghiệm càng gần sự kiện trực tiếp càng tốt. Để thành công với một hybrid event, cả hai khán giả cần được tạo cơ hội tương tác và kết nối với nhau như nhau. Sử dụng ứng dụng sự kiện trở thành một công cụ có giá trị vì nó cung cấp mức độ tương tác này và mang đến cho mọi người cơ hội như nhau để:
Tham gia các cuộc thăm dò và khảo sát
Gửi câu hỏi cho người nói
Post, like, và comment để tiếp tục thảo luận trong Nguồn cấp dữ liệu hoạt động
Trả lời các câu đố và cạnh tranh trong các thử thách trò chơi
Chat, tag bạn bè và lưu thông tin liên hệ của những người tham gia khác vào điện thoại của họ
Một mẹo để tạo cộng đồng giữa những người tham gia từ xa, những người tập trung tại các trung tâm và những người tham gia tại nhà, là hướng dẫn các câu hỏi cụ thể cho họ, thiết lập các cuộc thăm dò và để những người tham gia bỏ phiếu "theo chiều hướng trung tâm" hoặc để mỗi trung tâm tổ chức mục chương trình của riêng họ.
Làm cách nào để có thể cung cấp mạng cho đối tượng sự kiện kết hợp của mình?
Nếu kết nối mạng là một trong những mục tiêu sự kiện của bạn, bạn cần tạo ra trải nghiệm mạng cung cấp cơ hội giống nhau cho cả những người tham gia tại chỗ và từ xa kết nối với nhau. Với nền tảng sự kiện, điều này được đơn giản hóa bằng cách cho phép người tham gia được nhóm tự động dựa trên sở thích, ngành nghề của họ, v.v. Các nhóm có thể được tạo thành từ sự kết hợp của những người tham gia tại chỗ và từ xa, điều này cho phép cơ hội tương tác giữa các nhóm. Tất cả những người tham dự có thể hòa nhập với nhau hơn nữa thông qua các phòng họp ảo. Các nhà tổ chức sự kiện có thể khuyến khích sự tương tác này bằng cách tạo ra các thử thách mạng được truyền đạt thông qua thông báo đẩy hoặc bằng cách tạo ra các cuộc thi thân thiện thông qua các công cụ trò chơi.
