5 cân nhắc cho hybrid events tiếp theo của bạn


Năm ngoái, hầu hết chúng ta đều bắt tay vào thực hiện kỹ thuật số cho các chiến dịch tiếp thị, thực hiện nội dung hoặc các sự kiện. Qua một đêm, Zoom đã từ chỉ là tên của một nền tảng hội nghị doanh nghiệp khác thành một động từ.


Giờ đây, với việc tiêm chủng được triển khai trên toàn cầu và nền kinh tế đang dần mở cửa, hầu hết các công ty đều muốn quay trở lại những ngày vinh quang của các sự kiện - nơi chúng tôi thực sự có thể gặp trực tiếp người hâm mộ và người tiêu dùng của mình.


Tại Singapore, chính phủ gần đây đã thông báo rằng các sự kiện B2B có thể tổ chức tối đa 750 người tham dự cho các sự kiện MICE đã được phê duyệt, với yêu cầu kiểm tra trước sự kiện (PET) cho tất cả những người tham dự và áp dụng các quy trình an toàn. Đối với các sự kiện B2B MICE đã được phê duyệt với tối đa 250 người tham dự, PET sẽ không bắt buộc đối với cư dân địa phương. Tuy nhiên, số lượng người tham dự trong mỗi nhóm không được vượt quá tám người, với khoảng cách giữa mỗi thành viên ít nhất là một mét được duy trì trong suốt sự kiện và không xen vào nhóm khác.


Mặc dù khá tự nhiên, hầu hết chúng ta trong ngành tổ chức sự kiện đều không thể chờ đợi để thực hiện sự kiện thể chất trực tiếp tiếp theo của mình, nhưng sự thật là chúng ta không nên vội vàng loại bỏ vô số kỹ năng mà chúng ta đã có trong năm ngoái.

Theo một nghiên cứu gần đây của IBM, dự kiến ​​rằng một khi mọi người đã nhận được vắc-xin, thói quen hàng ngày đã dừng lại vào năm 2020 sẽ không được lặp lại mà thay vào đó, được sắp xếp lại. Đa số (52%) số người được hỏi trong nghiên cứu cho biết họ sẽ thay đổi mức độ tương tác với những người bên ngoài hộ gia đình sau khi tiêm chủng. Nhìn chung, 30% dự định tương tác với người khác ít hơn.


Trong khi nghiên cứu cho thấy rằng nhiều người được hỏi thuộc thế hệ Gen Z muốn dành thời gian cho những người bên ngoài hộ gia đình của họ sau khi họ bắt đầu, một cuộc khảo sát vào tháng 3 năm 2021 với hơn 14.000 người tiêu dùng từ chín quốc gia, cho thấy rằng chỉ có các sự kiện thể thao trực tiếp, công viên giải trí hoặc công viên chủ đề, các bảo tàng và phòng trưng bày nghệ thuật, các sự kiện sân khấu trực tiếp và rạp chiếu phim dự kiến ​​sẽ tăng.


Nghiên cứu của IBM cũng cho biết trung bình 60% thanh niên từ 18 đến 24 tuổi có kế hoạch đến các địa điểm tiêm chủng một lần - so với 71% Millennials và 69% Gen X. Điều này dường như là sự tiếp nối của một xu hướng mà người ta báo cáo rằng Gen Z ít đến thăm các địa điểm hơn những người ở các nhóm tuổi khác trong thời gian xảy ra đại dịch.


Khi kết hợp với mong muốn của Gen Z để tương tác với nhiều người hơn bên ngoài hộ gia đình của họ, điều này đặt ra một câu hỏi quan trọng: Gen Zers muốn dành thời gian của họ ở đâu trong tương lai? Chà, ngay cả trước khi xảy ra đại dịch, rõ ràng là những người thuộc Thế hệ Z chỉ gắn chặt với điện thoại của họ và với giao tiếp ảo thay thế phần lớn tương tác trực tiếp trong hơn một năm tuổi trẻ của họ, Thế hệ Z có thể đã củng cố sở thích đối với kỹ thuật số trải nghiệm sẽ tồn tại lâu hơn COVID-19.


Vậy thì điều đó sẽ để lại tương lai của các sự kiện của chúng ta ở đâu? Chúng tôi tin rằng câu trả lời nằm ở việc đi lai.


Dưới đây là năm cân nhắc chính mà bạn nên thực hiện cho sự kiện kết hợp tiếp theo của mình:


1. Lập kế hoạch trước sự kiện phù hợp và chi tiết


Khi tạo một hybrid event, lập kế hoạch chi tiết và phù hợp không phải là một lựa chọn. Như người ta nói, trong các chi tiết và các sự kiện lai tạo là sự kết hợp giữa vật chất và ảo, bạn chắc chắn sẽ có nhiều thứ hơn để cân bằng và chỉ nên mong đợi điều bất ngờ xuất hiện.


Không giống như một sự kiện thực tế, nơi phần lớn những người tham dự của bạn tại địa điểm sẽ trải nghiệm sự kiện một cách đồng nhất, có một hybrid event có nghĩa là những người tham dự của bạn cũng sẽ tham dự các sự kiện của bạn thông qua một thiết bị mà họ lựa chọn - có thể là thiết bị di động, máy tính để bàn hoặc máy tính bảng. Việc đảm bảo rằng mỗi thiết bị này đều cho phép trải nghiệm tuyệt vời đòi hỏi nhiều vòng thử nghiệm, học hỏi và điều chỉnh.


Hơn nữa, trong thiết lập kết hợp, bạn cũng cần đảm bảo rằng cả hai nhóm người tham dự đều có trải nghiệm nhất quán. Ngày nay, thế giới đều hướng về O2O - từ ngoại tuyến đến trực tuyến và ngược lại. Cần có sự liền mạch trong quá trình thực hiện sự kiện của bạn.


2. Thử nghiệm với công nghệ mới


Hơn nữa, trong thiết lập kết hợp, bạn cũng cần đảm bảo rằng cả hai nhóm người tham dự đều có trải nghiệm nhất quán. Ngày nay, thế giới đều hướng về O2O - từ ngoại tuyến đến trực tuyến và ngược lại. Cần có sự liền mạch trong quá trình thực hiện sự kiện của bạn.


Thế giới ngày nay là tất cả về sự tương tác - có thể là trực tuyến, ngoại tuyến hoặc kết hợp. Sự tương tác tạo ra giá tr